Quản lý phát sinh xây dựng là bài học tôi trả bằng mấy trăm triệu của công ty. Bỏ mấy trăm triệu ra để mua một lời khen và một lời hứa, liệu có đáng không? Chuyện này tôi kể vì tôi từng dính. Và tôi không muốn anh em dính lại.
Trả lời nhanh: Quản lý phát sinh xây dựng xoay quanh một nguyên tắc: không có văn bản thì không có phát sinh. Chỉ đạo miệng, tin nhắn Zalo, lời hứa của người tốt đều không đòi được tiền. Phát sinh cần được ghi sổ trong 24 giờ và gửi công văn thông báo trong 3 đến 7 ngày, trước khi thi công.
“Cứ làm đi em, anh chịu trách nhiệm”
Hồi đó tôi còn trẻ. Ông tư vấn giám sát ra hiện trường, chỉ tay: “Chỗ này phải xử lý nền thêm, không là lún. Em cứ làm đi, anh chịu trách nhiệm.”
Tôi làm. Nhanh, gọn, chủ đầu tư khen. Đội tôi làm ba tuần, tốn mấy trăm triệu.
Tới đợt thanh toán, tôi đưa vào. Bị gạt ra. Tôi chạy đi tìm ông tư vấn. Ông đã chuyển dự án khác rồi.
Tôi gọi cho ông. Ông nói: “Ừ anh nhớ chứ, nhưng em có văn bản gì không?”. Tôi không có. Chỉ có tin nhắn Zalo, mà tin nhắn thì đã trôi mất trong cái điện thoại tôi làm rớt tháng trước.
Mấy trăm triệu đó, công ty tôi chịu. Sếp không mắng tôi câu nào. Cái đó còn làm tôi khó chịu hơn là bị mắng.
Câu tôi thuộc lòng từ ngày đó
Từ đó tôi thuộc lòng một câu, và tôi nói câu này ở mọi lớp tôi dạy:
Không có văn bản thì không có phát sinh. Chỉ đạo miệng, tin nhắn Zalo, lời hứa của người tốt, không đòi được tiền.
Người hứa với tôi không phải người xấu. Ông ấy thật lòng muốn công trình tốt. Nhưng người tốt cũng chuyển dự án, cũng quên, cũng không có quyền ký thay chủ đầu tư.
Sáu bước quản lý phát sinh xây dựng, làm đúng thứ tự
| Bước | Làm gì | Trong bao lâu |
|---|---|---|
| 1 | Ghi vào sổ: số hiệu, ngày, ai phát hiện, chụp hình hiện trường | 24 giờ |
| 2 | Gửi công văn cho chủ đầu tư, tư vấn: chỉ cần báo có việc này | 3–7 ngày |
| 3 | Làm hồ sơ kỹ thuật: bản vẽ, thuyết minh, xác nhận hiện trạng có chữ ký | 7 ngày |
| 4 | Lập giá, gửi đề xuất: khối lượng, đơn giá, có cơ sở rõ ràng | 10 ngày |
| 5 | Đàm phán, lấy phê duyệt: phải ra được văn bản có giá trị | Theo hợp đồng |
| 6 | Đưa vào thanh toán: tách dòng riêng, đừng gộp vào khối lượng chính | Đợt gần nhất |
Vì sao bước 2 quan trọng nhất?
Bước 2 không cần chính xác về giá. Không cần đủ hồ sơ. Nó chỉ cần có mặt trong hệ thống văn thư của bên kia.
Có số công văn đi, có số công văn đến. Từ đó về sau mình có chỗ đứng để nói chuyện.
Nhiều anh em bỏ qua bước 2 vì nghĩ phải đợi đủ hồ sơ, đủ giá mới gửi. Đợi tới lúc đủ thì sự việc đã cũ, người chứng kiến đã đi. Gửi sớm một công văn ngắn tốt hơn gửi muộn một bộ hồ sơ dày.
Ba câu tôi muốn anh em thuộc
- Không có văn bản thì không có phát sinh.
- Ghi sổ từ ngày phát hiện, không phải từ ngày được duyệt. Kể cả cái đang tranh chấp, đang bị từ chối, cũng ghi. Để mình biết mình đang gánh bao nhiêu rủi ro.
- Chưa gửi văn bản thì đừng thi công, trừ khi liên quan an toàn khẩn cấp. Mà kể cả khi đó, 24 giờ sau vẫn phải có văn bản.
Trên công trường thực tế: sổ phát sinh là cuốn sổ đáng tiền nhất
Tôi thấy nhiều dự án không có sổ phát sinh. Phát sinh nằm rải rác trong nhật ký, trong email, trong trí nhớ của từng người. Tới lúc quyết toán mới đi gom, thì một nửa đã không còn căn cứ.
Một cuốn sổ, mỗi phát sinh một dòng, có cột “đã gửi công văn chưa, số mấy, ngày nào”. Chỉ vậy thôi mà cứu được rất nhiều tiền.
Làm ngay hôm nay: một tiếng với cuốn sổ mới
Mở cuốn sổ mới. Ngồi nhớ lại từ đầu dự án tới giờ, có bao nhiêu việc phát sinh. Ghi hết vào, kể cả cái đã quên.
Cột quan trọng nhất: “Đã gửi công văn chưa? Số mấy? Ngày nào?”
Cái nào chưa có văn bản mà đã thi công rồi, đó là tiền anh em đang treo. Cộng lại xem bao nhiêu. Con số đó thường làm người ta giật mình.
Sổ phát sinh nên có những cột gì?
Một cuốn sổ phát sinh không cần phức tạp. Tôi gợi ý anh em bắt đầu với các cột dưới đây, rồi điều chỉnh theo hợp đồng của mình.
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Số hiệu | Mã riêng cho từng phát sinh | Để tra lại và đối chiếu khi thanh toán |
| Ngày phát hiện | Ngày sự việc được ghi nhận | Mốc tính thời hạn thông báo |
| Người phát hiện | Ai thấy, ai chỉ đạo | Biết hỏi lại ai khi cần |
| Nội dung và hình ảnh | Mô tả ngắn, ảnh chụp hiện trường | Bằng chứng khi đàm phán |
| Công văn | Đã gửi chưa, số mấy, ngày nào | Cột quan trọng nhất |
| Giá trị đề xuất | Số tiền mình tính | Biết mình đang gánh bao nhiêu |
| Trạng thái | Đang làm hồ sơ, đã nộp, tranh chấp, đã duyệt, bị từ chối | Theo dõi tới cùng |
| Đợt thanh toán | Đã đưa vào đợt nào | Tránh sót hoặc tính trùng |
Sổ này nên do một người giữ, thường là QS. Nhưng ai ngoài công trường phát hiện việc gì thì cũng phải báo về để ghi trong 24 giờ.
Câu hỏi thường gặp
Tin nhắn Zalo có được coi là căn cứ phát sinh không?
Theo kinh nghiệm của tôi thì không nên trông vào nó. Tin nhắn có thể mất, người nhắn có thể không có thẩm quyền. Hãy dùng tin nhắn như lời nhắc để gửi công văn chính thức trong vài ngày.
Phát sinh nhỏ có cần làm công văn không?
Có. Phát sinh nhỏ cộng dồn lại thành số lớn. Và chính những việc nhỏ là những việc dễ bị quên nhất khi tới lúc thanh toán.
Đang tranh chấp thì có ghi vào sổ không?
Có, và phải ghi. Sổ phát sinh không chỉ để đòi tiền. Nó còn cho anh em biết dự án đang gánh bao nhiêu rủi ro, để báo cáo lên trên kịp thời.
Trường hợp khẩn cấp phải làm ngay thì sao?
Việc liên quan an toàn thì làm ngay. Nhưng trong 24 giờ sau phải có văn bản ghi nhận. Làm trước được, nhưng không được để thủ tục trôi mất.
Đọc trọn Sổ tay và học cùng tôi
Bài này là một chương trong Sổ tay Thực chiến Quản lý Hiệu quả Dự án của tôi. Nếu anh em muốn đi tiếp:
- Xem đầy đủ và đăng ký nhận Sổ tay tại: https://xaydung.ai/so-tay-thuc-chien-quan-ly-hieu-qua-du-an/
- Tham gia chương trình 2 ngày chia sẻ bí quyết Quản Lý Hiệu Quả Dự Án từ hơn 20 năm làm nghề Quản Lý Chi Phí của tôi hoàn toàn MIỄN PHÍ tại: https://huanluyenkysu.com/qlhqda/
