Báo cáo hợp đồng và tiến độ là tài liệu ban quản lý dự án phía chủ đầu tư phải có mỗi kỳ họp, và cũng là tài liệu dễ sai nhất. Một dự án vài chục gói thầu, mỗi gói có giá trị hợp đồng, phụ lục, lũy kế thực hiện riêng. Dò tay trong Excel để tìm hạng mục nào đã làm vượt giá trị hợp đồng là việc tốn thời gian và dễ sót. Công cụ Báo cáo Hợp đồng và Tiến độ CĐT (Bên A) trên tools.xaydung.ai làm việc dò đó tự động.
Trả lời nhanh: Báo cáo Hợp đồng và Tiến độ CĐT (Bên A) là công cụ miễn phí trên tools.xaydung.ai. Chủ đầu tư tải file Excel hoặc CSV theo dõi gói thầu lên, hệ thống tự nhận diện cột, tính đồng hồ tiến độ, vẽ biểu đồ và lập bảng cảnh báo các hạng mục có lũy kế thực hiện lớn hơn giá trị hợp đồng.
Báo cáo Hợp đồng và Tiến độ CĐT là gì?
Đây là báo cáo quản trị dành cho phía chủ đầu tư, chạy trên trình duyệt. Dữ liệu đầu vào là bảng theo dõi hợp đồng theo gói thầu mà ban quản lý dự án thường đã có sẵn. Hệ thống ghép cột của file với 11 trường báo cáo chuẩn, bạn soát lại rồi xem báo cáo.
Báo cáo lọc được theo bộ môn và theo gói thầu. Chưa có dữ liệu, bạn bấm Xem Báo Cáo Mẫu để xem báo cáo với dữ liệu demo.
Tính năng nào, lợi ích gì: bảng tóm tắt
| Tính năng | Bạn nhìn thấy gì | Lợi ích |
|---|---|---|
| Đồng hồ tiến độ | Tỷ lệ thực hiện so với giá trị hợp đồng | Biết dự án đang ở đâu chỉ bằng một cái nhìn |
| Biểu đồ theo gói thầu, bộ môn | Giá trị hợp đồng và lũy kế thực hiện | So được các gói thầu với nhau |
| Bảng cảnh báo vượt hợp đồng | Hạng mục có lũy kế thực hiện lớn hơn giá trị hợp đồng | Không phải tự dò tay từng dòng |
| Bộ lọc bộ môn và gói thầu | Toàn bộ báo cáo đổi theo lựa chọn | Trả lời câu hỏi về từng gói ngay trong cuộc họp |
| Tự nhận diện cột | Ghép cột file của bạn với trường chuẩn | Dùng thẳng file đang có |
| Lưu ánh xạ theo tên công ty | Lần sau tự áp dụng | Kỳ báo cáo sau chỉ còn tải file và xem |
| Xuất báo cáo | Bản để gửi, in | Có tài liệu họp ngay |
Bốn nhóm tính năng chính và lợi ích từng nhóm
1. Đồng hồ tiến độ: một con số cho cả dự án
Phần đầu báo cáo là đồng hồ thể hiện tỷ lệ thực hiện trên tổng giá trị hợp đồng, kèm các chỉ số tổng hợp.
Lợi ích: lãnh đạo chủ đầu tư thường chỉ có vài phút cho mỗi dự án. Một đồng hồ tiến độ nói được điều họ cần biết trước, phần chi tiết để dành cho người phụ trách.
2. Bảng cảnh báo vượt hợp đồng: phần đáng giá nhất của báo cáo
Hệ thống tự lọc các hạng mục có lũy kế thực hiện lớn hơn giá trị hợp đồng và đưa vào một bảng riêng.
Lợi ích: vượt giá trị hợp đồng nghĩa là đang có khối lượng làm ngoài phạm vi đã ký, cần phụ lục hoặc cần xem lại số liệu. Phát hiện sớm thì xử lý bằng thủ tục; phát hiện lúc quyết toán thì thành tranh chấp. Bảng này giúp bạn thấy nó trong kỳ báo cáo, không phải cuối dự án.
3. Lọc theo bộ môn và gói thầu
Bạn chọn một bộ môn hoặc một gói thầu, toàn bộ chỉ số, biểu đồ và bảng cập nhật theo.
Lợi ích: một dự án lớn có nhiều người phụ trách theo bộ môn. Mỗi người xem được phần của mình trên cùng một báo cáo, không cần tách file.
4. Tự nhận diện cột, không cần chép sang file mẫu
File của bạn không cần trùng tên cột hay đúng thứ tự cột với file mẫu. Hệ thống ghép gần đúng rồi cho bạn xác nhận. Xác nhận một lần, nhập tên công ty để lưu, lần sau tải file cùng định dạng sẽ không bị hỏi lại.
Lợi ích: rào cản lớn nhất của mọi công cụ báo cáo là phải nhập lại dữ liệu. Ở đây bạn dùng đúng file đang theo dõi hằng ngày.
Muốn hình dung trước? Bấm Xem Báo Cáo Mẫu để xem báo cáo demo, hoặc Tải file mẫu để biết bảng theo dõi gói thầu cần những cột nào.
Trên công trường thực tế: vì sao bên A cần tự theo dõi, không chỉ đọc báo cáo nhà thầu
- Báo cáo của nhà thầu viết theo góc nhìn nhà thầu. Sản lượng được nêu rõ, phần vượt hợp đồng thường nằm ở phụ lục hoặc ghi chú.
- Phụ lục hợp đồng ký rải rác theo thời gian. Nếu bảng theo dõi không cập nhật giá trị sau điều chỉnh, tỷ lệ thực hiện sẽ sai và cảnh báo vượt cũng sai.
- Mỗi gói thầu một người theo dõi, một kiểu file. Tới lúc tổng hợp toàn dự án thì mất nhiều ngày để ghép.
Một báo cáo chung, dùng một cấu trúc cột cho tất cả gói thầu, giải quyết được điều thứ ba và làm lộ ra điều thứ hai. Kết quả vẫn phụ thuộc dữ liệu đầu vào, nên trước khi trình, bạn nên đối chiếu tổng giá trị hợp đồng với sổ theo dõi gốc.
Cách lập báo cáo hợp đồng và tiến độ trong 3 bước
- Tải file của bạn hoặc file mẫu. Đăng nhập tools.xaydung.ai, mở Báo Cáo Hợp Đồng và Tiến Độ CĐT (Bên A), bấm Tải Dữ Liệu Của Bạn.
- Xác nhận ánh xạ cột. Soát cách hệ thống ghép cột, sửa nếu cần rồi xác nhận.
- Xem và xuất báo cáo. Xem đồng hồ tiến độ, biểu đồ, bảng cảnh báo, lọc theo bộ môn hoặc gói thầu rồi bấm Xuất.
Công cụ này phù hợp với ai, chưa phù hợp với ai?
Phù hợp nếu bạn:
- Làm ở ban quản lý dự án phía chủ đầu tư, theo dõi nhiều gói thầu.
- Là tư vấn quản lý dự án cần báo cáo định kỳ cho chủ đầu tư.
- Là QS phía nhà thầu muốn xem dự án của mình dưới góc nhìn bên A.
Chưa phù hợp nếu bạn:
- Cần theo dõi hợp đồng với nhà thầu phụ và công nợ từng thầu phụ. Việc đó có báo cáo riêng cho Thầu B trên tools.xaydung.ai.
- Cần hệ thống quản lý hồ sơ, luồng phê duyệt thanh toán. Đây là công cụ báo cáo từ dữ liệu có sẵn.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo này có miễn phí không?
Có. Báo Cáo Hợp Đồng và Tiến Độ CĐT (Bên A) là công cụ miễn phí trên tools.xaydung.ai, dùng được sau khi đăng ký tài khoản miễn phí.
Bảng cảnh báo vượt hợp đồng hoạt động thế nào?
Hệ thống so lũy kế thực hiện với giá trị hợp đồng của từng hạng mục. Hạng mục nào lũy kế lớn hơn giá trị hợp đồng sẽ được đưa vào bảng cảnh báo. Vì vậy cột giá trị hợp đồng cần là giá trị sau khi đã cập nhật phụ lục.
Tôi có phải làm lại file theo mẫu không?
Không. Hệ thống tự ghép cột gần đúng với file của bạn, không cần đúng thứ tự cột hay chính tả tuyệt đối, và cho bạn xác nhận lại trước khi chạy.
Báo cáo có dùng được cho nhiều dự án không?
Mỗi lần bạn tải một file dữ liệu và xem báo cáo cho file đó. Với nhiều dự án, bạn tải lần lượt từng file; ánh xạ cột đã lưu sẽ được áp dụng nếu các file cùng định dạng.
Xem báo cáo hợp đồng của dự án bạn ngay hôm nay
Lấy bảng theo dõi gói thầu đang dùng, tải lên, và xem bảng cảnh báo có hạng mục nào không.
Mở Báo Cáo Hợp Đồng và Tiến Độ CĐT (Bên A) tại tools.xaydung.ai: đăng ký tài khoản miễn phí, bấm Xem Báo Cáo Mẫu hoặc tải file của bạn lên.
Dùng thêm công cụ miễn phí và học cách tự làm ra chúng
Báo cáo cho bên A là một trong bộ báo cáo quản trị dự án trên tools.xaydung.ai. Sau khi xem xong, bạn có hai hướng đi tiếp:
- Trải nghiệm thêm các công cụ miễn phí dành cho kỹ sư xây dựng: mở kho công cụ tại tools.xaydung.ai và chọn công cụ đúng với đầu việc bạn đang làm.
- Học cách tự tạo ra những công cụ như thế này cho chính công việc của mình: xem chương trình Ứng dụng AI vào Quản lý Xây dựng, 07 buổi học mà sản phẩm cuối khóa là công cụ do chính học viên tự dựng.