Báo cáo tình hình dự án nghe như việc giấy tờ. Nhưng với tôi, nó là câu hỏi ngắn nhất mà làm anh em mình toát mồ hôi nhiều nhất: “Dự án ổn không em?”. Tôi đã nghe câu trả lời “dạ ổn anh” hàng trăm lần. Và tôi cũng từng thấy câu trả lời đó đắt thế nào.
Trả lời nhanh: Báo cáo tình hình dự án tốt không cần dài. Nó cần ba con số: kế hoạch tháng này bao nhiêu tiền sản lượng, thực tế làm được bao nhiêu, và chênh lệch do cái gì. Có ba con số đó, câu “dạ ổn anh” biến thành một câu trả lời mà sếp tin được.
Chuyện cái buổi họp đầu giờ năm đó
Dự án lớn ở Sài Gòn. Sáng nào cũng họp đầu giờ. Ông sếp đi một vòng, hỏi từng nhóm trưởng: “Tình hình công việc thế nào?”. Ai cũng trả lời một câu y hệt nhau: “Dạ ổn anh.”
Rồi một hôm tôi tổng hợp số liệu xong, đưa ông xem. Dự án trễ nặng hơn kế hoạch rất nhiều. Ông cầm tờ giấy, đi vòng lại, hỏi đúng câu cũ. Vẫn có người trả lời “Dạ ổn anh.”
Ông đỏ mặt. Ông quay sang chỉ huy phó: “Ổn là ổn thế nào? Báo cáo tôi từng zone. Kế hoạch bao nhiêu, thực tế bao nhiêu, cái gì đang cản?”. Cả phòng im re. Không ai nói được câu nào.
Chiều đó ông kéo tôi ra hút thuốc. Ông nói: “Anh không giận tụi nó không biết. Anh giận là tụi nó biết mà không nói. Nó sợ nói ra thì bị mắng. Rốt cuộc mình mắc kẹt hết.”
Vì sao anh em hay trả lời “dạ ổn”?
Tôi kể chuyện này ở gần như mọi lớp tôi dạy. Vì hai chữ “dạ ổn” phổ biến đến mức thành nghề rồi.
Nhưng nói cho công bằng, anh em nói “dạ ổn” không phải vì lười. Cũng không phải vì gian. Là vì trong đầu không có con số nào để nói khác.
Anh em biết mơ hồ rằng có gì đó không xuôi. Mà không biết nó là bao nhiêu, ở đâu, do ai. Không có số thì chỉ còn cảm giác. Và cảm giác thì không ai dám đem ra báo cáo.
Ba kiểu trả lời và số phận của từng kiểu
Cùng một dự án, cùng một tình hình, có ba cách trả lời. Bảng dưới đây là thứ tôi quan sát được qua nhiều năm.
| Anh em trả lời | Sếp nghĩ gì | Ba năm sau |
|---|---|---|
| “Dạ ổn anh” | Người này không nắm được việc | Vẫn ở vị trí cũ |
| “Dạ hơi chậm anh, do mưa” | Có biết, nhưng đang tìm cớ | Được giao dự án nhỏ hơn |
| “Kế hoạch tháng này 12 tỷ, làm được 10,8 tỷ. Thiếu 1,2 tỷ, chủ yếu ở khu B do chờ bản vẽ. Em cần anh đẩy tư vấn duyệt shopdrawing trước ngày 10.” | Người này quản được việc | Được giao dự án lớn hơn |
Khác nhau ở chỗ người thứ ba có số. Có vậy thôi.
Câu trả lời thứ ba có đủ bốn thứ. Kế hoạch là bao nhiêu. Thực tế là bao nhiêu. Thiếu ở đâu và vì sao. Và cần sếp làm gì. Sếp nghe xong không cần hỏi thêm câu nào.
Báo cáo tình hình dự án cần những gì?
Ông sếp cũ dạy tôi một câu: “Đẳng cấp của thằng quản lý dự án nằm ở khả năng nắm thông tin và tốc độ ra được báo cáo.”
Hồi đó tôi nghe thấy hơi khó chịu. Tôi nghĩ giỏi là phải giỏi kỹ thuật chứ. Bây giờ tôi thấy ông nói đúng. Giỏi kỹ thuật giúp anh em làm ra công trình. Giỏi nắm số giúp anh em làm ra sự nghiệp.
Một báo cáo tình hình dự án đủ dùng chỉ cần bốn phần:
- Kế hoạch: tháng này phải làm được bao nhiêu tiền sản lượng.
- Thực tế: đã làm được bao nhiêu.
- Chênh lệch và nguyên nhân: thiếu ở khu nào, hạng mục nào, vì sao.
- Đề xuất: cần ai làm gì, trước ngày nào.
Bốn phần này viết được trong năm dòng. Không cần phần mềm. Không cần biểu đồ đẹp.
Trên công trường thực tế: số liệu chậm thì người nói cũng chậm
Tôi thấy nhiều ban chỉ huy không thiếu người giỏi. Họ thiếu một thói quen: cập nhật số đều đặn.
Khi số liệu chỉ được tổng hợp lúc cuối tháng, cả tháng đó ai cũng chỉ có cảm giác. Tới khi có số thì đã muộn để sửa.
Khi số liệu được cập nhật hằng tuần, câu hỏi “dự án ổn không” có câu trả lời ngay. Và người trả lời được là người được tin.
Làm ngay hôm nay: tờ giấy 3 dòng trong 15 phút
Lấy tờ giấy, viết ba dòng cho dự án của anh em:
- Tháng này kế hoạch bao nhiêu tiền sản lượng?
- Thực tế làm được bao nhiêu?
- Chênh lệch do cái gì?
Nếu không điền được dòng nào, anh em vừa tìm ra việc quan trọng nhất phải làm tuần này.
Cách biến câu “dạ ổn” thành một báo cáo có số
Ví dụ ở bảng trên nghe đơn giản. Nhưng để nói được câu thứ ba, anh em cần chuẩn bị trước. Tôi thường làm theo năm bước.
- Lấy kế hoạch sản lượng của tháng từ tiến độ đã duyệt, quy ra tiền.
- Quy khối lượng đã làm ra tiền bằng đơn giá hợp đồng. Báo cáo bằng tiền thì ai nghe cũng hiểu.
- Tách chênh lệch theo zone hoặc hạng mục. Thiếu 1,2 tỷ nằm ở đâu, chứ không chỉ “thiếu 1,2 tỷ”.
- Ghi nguyên nhân cụ thể. “Chờ bản vẽ khu B” nói được nhiều hơn “do khách quan”.
- Kết bằng một đề xuất có hạn. Cần ai làm gì, trước ngày nào.
Ba lỗi tôi hay gặp khi anh em báo cáo
- Báo cáo phần trăm khối lượng mà không quy ra tiền. “Đạt 70%” chưa nói được dự án đang lời hay lỗ.
- Chỉ nêu nguyên nhân mà không nêu việc cần làm. Sếp nghe xong vẫn không biết phải gỡ chỗ nào.
- Báo cáo con số tổng cho cả dự án. Tổng thì đẹp, nhưng chỗ đang cháy nằm ở một zone cụ thể.
Sửa được ba lỗi này, buổi giao ban sẽ ngắn đi. Và anh em là người được hỏi ý kiến, chứ không chỉ là người bị hỏi bài.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo tình hình dự án nên làm bao lâu một lần?
Tôi khuyên làm hằng tuần, ngắn thôi. Báo cáo tháng vẫn cần cho cấp trên. Nhưng con số tuần mới giúp anh em sửa kịp khi dự án bắt đầu lệch.
Không có phần mềm thì báo cáo bằng gì?
Một tờ giấy hoặc một file Excel là đủ. Ba con số kế hoạch, thực tế, chênh lệch tính được bằng máy tính điện thoại. Cái khó không nằm ở công cụ, mà nằm ở thói quen ghi số.
Sếp hỏi mà mình chưa có số thì nói sao?
Nói thật là chưa có số, và hẹn giờ có. Ví dụ: “Em chưa có số chính xác, chiều nay em gửi anh.” Câu đó vẫn tốt hơn “dạ ổn anh”, vì nó không hứa điều mình không biết.
Vì sao phải nêu cả đề xuất trong báo cáo?
Vì báo cáo không chỉ để kể. Nó để sếp ra quyết định. Khi anh em nói rõ cần ai làm gì trước ngày nào, việc được gỡ nhanh hơn. Và anh em được nhìn như người quản lý, không phải người đi báo tin.
Đọc trọn Sổ tay và học cùng tôi
Bài này là một chương trong Sổ tay Thực chiến Quản lý Hiệu quả Dự án của tôi. Nếu anh em muốn đi tiếp:
- Xem đầy đủ và đăng ký nhận Sổ tay tại: https://xaydung.ai/so-tay-thuc-chien-quan-ly-hieu-qua-du-an/
- Tham gia chương trình 2 ngày chia sẻ bí quyết Quản Lý Hiệu Quả Dự Án từ hơn 20 năm làm nghề Quản Lý Chi Phí của tôi hoàn toàn MIỄN PHÍ tại: https://huanluyenkysu.com/qlhqda/
