Kiểm soát chi phí dự án xây dựng không bắt đầu từ phần mềm. Nó bắt đầu từ ba phép chia mà máy tính điện thoại làm được. Tôi học điều này vào một ngày tháng tám, khi ngồi nhìn 12,5 tỷ lợi nhuận đã đi mất. Không ai ăn cắp. Không có sự cố nào. Nó chỉ rò rỉ, mỗi tuần một chút.
Trả lời nhanh: Muốn kiểm soát chi phí dự án xây dựng, anh em cần tính đều ba con số. Nhanh hay chậm: sản lượng làm được chia sản lượng kế hoạch. Đắt hay rẻ: sản lượng làm được chia tiền đã chi. Cuối cùng tốn bao nhiêu: ngân sách chia con số đắt hay rẻ.
Tháng ba ăn mừng, tháng tám ngồi lặng
Tháng ba, phòng họp tầng 12. Giám đốc dự án đứng lên bắt tay cả phòng. Gói thầu 320 tỷ, ngân sách 300 tỷ, lời kế hoạch 20 tỷ. Anh em vỗ tay. Có ông nói đùa: “Coi như xong, giờ chỉ còn làm thôi.”
Tháng tám tôi được mời vào rà soát. Tôi ngồi ba ngày với đống file. Rồi tôi viết lên bảng ba con số.
Kế hoạch tới giờ này phải làm được 120 tỷ. Thực tế làm được 108 tỷ. Tiền đã bỏ ra: 112,5 tỷ.
Nghĩa là bỏ ra 112,5 để lấy về 108. Cứ 100 đồng chi ra chỉ tạo được 96 đồng. Kéo tới cuối dự án thì tốn khoảng 312,5 tỷ. Lời còn lại 7,5 tỷ.
Trong năm tháng, 12,5 tỷ đi mất. Cả phòng im.
Tôi hỏi anh chỉ huy trưởng: “Anh biết chuyện này từ hồi nào?”. Anh nhìn tôi, thở ra một hơi rồi nói: “Anh biết là có vấn đề. Nhưng anh không biết là bao nhiêu.”
Câu đó ám tôi tới giờ. Vì tôi biết anh ấy không dở. Anh ấy làm nghề hai mươi năm, chạy công trường giỏi, anh em quý. Chỉ là anh ấy không có công cụ để nhìn.
Vì sao chi phí dự án không bốc hơi một cục?
Tiền nó không bốc hơi một cục. Nó rỉ.
Anh em cứ hình dung cái ống nước bị rò. Không phải vỡ toác. Chỉ rỉ, mỗi ngày mấy giọt. Sáu tháng sau nhìn xuống thấy cả sàn ngập nước, mà không ai chỉ được cái lỗ.
Chi phí dự án cũng vậy. Mỗi hạng mục vượt một chút. Mỗi lần “làm trước tính sau” một chút. Mỗi tháng kéo dài thêm là thêm một tháng lương ban chỉ huy, thêm một tháng thuê cẩu, thêm một tháng lán trại. Không có khoản nào lớn đến mức ai đó phải giật mình.
Ba con số kiểm soát chi phí dự án xây dựng
Anh em không cần học hết lý thuyết quản lý dự án. Chỉ cần ba con số này, tính được trên một tờ giấy.
| Con số | Tính thế nào | Đọc ra sao |
|---|---|---|
| Nhanh hay chậm | Sản lượng làm được ÷ Sản lượng kế hoạch | Dưới 0,95 là chậm thật, phải nói ra |
| Đắt hay rẻ | Sản lượng làm được ÷ Tiền đã chi | Dưới 0,97 là đang lỗ trên từng đồng |
| Cuối cùng tốn bao nhiêu | Ngân sách ÷ con số “đắt hay rẻ” | Lớn hơn ngân sách là dự án sẽ lỗ |
Trong sách quản lý dự án, ba con số này có tên là SPI, CPI và EAC. Nhưng tôi muốn anh em nhớ bằng tiếng Việt trước: nhanh hay chậm, đắt hay rẻ, cuối cùng tốn bao nhiêu.
Áp ba phép chia vào câu chuyện trên
Áp vào dự án ở trên:
- 108 ÷ 120 = 0,90. Dự án đang chậm.
- 108 ÷ 112,5 = 0,96. Dự án đang đắt.
- 300 ÷ 0,96 = 312,5 tỷ. Vượt ngân sách 12,5 tỷ.
Ba phép chia. Máy tính điện thoại làm được. Vấn đề chưa bao giờ là khó tính. Vấn đề là không ai tính.
Chỗ này tôi muốn anh em nhớ
Nếu ba con số đó được tính từ tháng thứ ba thay vì tháng thứ tám, thiệt hại lúc đó mới khoảng 4 tỷ. Không phải 12,5 tỷ.
Cái đắt nhất trong nghề mình không phải là sai. Là biết muộn.
Trên công trường thực tế: ai nên tính, tính khi nào?
Tôi thấy nhiều dự án có đủ số liệu, nhưng nằm rải ở nhiều phòng. Khối lượng ở kỹ thuật. Chi phí ở kế toán. Thanh toán ở QS. Không ai ghép lại.
Vì vậy, ba phép chia cần một người chịu trách nhiệm. Thường là QS hoặc kỹ sư kế hoạch. Và cần một nhịp cố định, ví dụ mỗi tuần một lần, cùng ngày giao ban.
Làm ngay hôm nay: 30 phút với file dự án
Mở file dự án ra, lấy ba con số: kế hoạch lũy kế, thực tế lũy kế, chi phí lũy kế. Làm ba phép chia ở trên.
Nếu chưa có đủ ba số này thì ghi lại: “Tuần này tôi phải làm cho ra ba con số đó.” Đó là việc quan trọng nhất của anh em tuần này, hơn mọi việc khác.
Đọc ba con số theo bốn tình huống
Có ba con số rồi, việc tiếp theo là đọc cho đúng. Tôi hay chia ra bốn tình huống.
| Tình huống | Đọc ra sao | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Chậm và đắt | Tình huống xấu nhất: vừa làm ít, vừa tốn nhiều | Báo cáo lên ngay, tìm hạng mục đang vượt chi |
| Chậm nhưng rẻ | Chưa lỗ trên từng đồng, nhưng chi phí cố định đang kéo dài | Đẩy tiến độ trước khi lương, cẩu, lán trại ăn vào lợi nhuận |
| Nhanh nhưng đắt | Đang mua tốc độ bằng tiền | Hỏi xem tốc độ đó có cần không, có được trả thêm không |
| Nhanh và rẻ | Dự án đang khỏe | Giữ nhịp theo dõi, đừng vì khỏe mà bỏ tính |
Tình huống cuối cùng là nơi nhiều người mắc lỗi. Dự án đang tốt nên không ai tính nữa. Tới khi tính lại thì đã sang tình huống thứ nhất.
Vì sao tính đều quan trọng hơn tính đúng
Một con số gần đúng, tính mỗi tuần, cho anh em thấy xu hướng. Một con số thật chính xác, tính một lần lúc cuối dự án, chỉ cho anh em biết đã mất bao nhiêu.
Trong câu chuyện ở trên, khoảng cách giữa 4 tỷ và 12,5 tỷ chính là khoảng cách giữa tính đều và không tính.
Câu hỏi thường gặp
Ngưỡng 0,95 và 0,97 lấy ở đâu ra?
Đây là ngưỡng tôi dùng trong thực tế để biết lúc nào phải lên tiếng. Dưới các ngưỡng đó, độ lệch đã đủ lớn để không còn là sai số ghi chép. Mỗi công ty có thể chọn ngưỡng riêng, miễn là thống nhất và theo dõi đều.
Chưa có số chi phí thực tế thì làm sao?
Hỏi kế toán dự án số tiền đã chi lũy kế tới cuối tháng gần nhất. Nếu số chưa đủ, ghi nhận phần đã có và đánh dấu phần thiếu. Một con số gần đúng tính đều hằng tuần vẫn tốt hơn con số chính xác mà tới cuối dự án mới có.
Dự án chậm nhưng không đắt thì có đáng lo không?
Có. Chậm kéo theo chi phí kéo dài: lương ban chỉ huy, thuê thiết bị, lán trại. Hôm nay chưa đắt, nhưng mỗi tháng chậm thêm là một tháng chi phí cố định tăng thêm.
Ba con số này có thay được báo cáo chi tiết không?
Không thay, nhưng chỉ đường cho báo cáo chi tiết. Ba con số cho biết dự án có vấn đề hay không. Muốn biết vấn đề nằm ở hạng mục nào, anh em mới cần đi vào bảng chi tiết.
Đọc trọn Sổ tay và học cùng tôi
Bài này là một chương trong Sổ tay Thực chiến Quản lý Hiệu quả Dự án của tôi. Nếu anh em muốn đi tiếp:
- Xem đầy đủ và đăng ký nhận Sổ tay tại: https://xaydung.ai/so-tay-thuc-chien-quan-ly-hieu-qua-du-an/
- Tham gia chương trình 2 ngày chia sẻ bí quyết Quản Lý Hiệu Quả Dự Án từ hơn 20 năm làm nghề Quản Lý Chi Phí của tôi hoàn toàn MIỄN PHÍ tại: https://huanluyenkysu.com/qlhqda/
