Kỹ năng báo cáo cho kỹ sư là thứ tôi học được muộn. Cùng một tình hình, cách nói khác nhau thì số phận khác nhau. Hồi trẻ tôi nghĩ nói chuyện bằng số là màu mè, là “làm màu” trước sếp. Tôi thích nói kiểu thợ: “chỗ đó em xử lý rồi anh, yên tâm”. Sau này tôi mới hiểu mình đã sai ở đâu.
Trả lời nhanh: Kỹ năng báo cáo cho kỹ sư gói trong bốn phần: kế hoạch bao nhiêu, thực tế bao nhiêu, chênh lệch do đâu, và em đề xuất gì. Nói đủ bốn phần, nhất là quy ra tiền, thì anh em không còn là người báo cáo. Anh em là người quản lý.
Vì sao sếp cần con số?
Sếp không phải không tin mình. Sếp cần con số vì sếp phải đi nói chuyện với người khác nữa: với chủ đầu tư, với ngân hàng, với hội đồng quản trị.
Mình đưa sếp một câu cảm tính là mình đẩy sếp ra trận tay không.
Hiểu được chỗ này, tôi mới thôi coi con số là “làm màu”. Con số là thứ mình trao cho sếp để sếp làm tiếp việc của sếp.
Nói kiểu thợ và nói kiểu người sẽ lên chức
| Nói kiểu thợ | Nói kiểu người sẽ lên chức |
|---|---|
| “Tiến độ hơi chậm anh” | “Kế hoạch lũy kế 120 tỷ, thực tế 108 tỷ. Thiếu 12 tỷ. Chủ yếu ở khu B do chờ bản vẽ.” |
| “Chi phí cũng ổn” | “Cứ 100 đồng chi ra tạo được 96 đồng. Kéo tới cuối là vượt ngân sách 12,5 tỷ. Em có ba phương án.” |
| “Hồ sơ đang làm anh” | “16,24 tỷ đã nghiệm thu mà chưa vào hồ sơ. Tồn trung bình 25 ngày. Em xin thêm một người làm hồ sơ trong hai tháng.” |
| “Thép hao hơi nhiều” | “Thép hao 6,2%, định mức cho 3,5%. Vượt 2,7 điểm, quy ra tiền là 340 triệu. Nguyên nhân em nghi ở khâu cắt.” |
Khung bốn phần của một câu báo cáo
Anh em để ý câu bên phải có ba phần: kế hoạch bao nhiêu, thực tế bao nhiêu, do đâu. Và tốt nhất là thêm phần thứ tư: em đề xuất gì.
- Kế hoạch: con số lẽ ra phải đạt.
- Thực tế: con số đang đạt.
- Nguyên nhân: chênh lệch nằm ở đâu, vì sao.
- Đề xuất: em cần gì, hoặc em sẽ làm gì.
Nói được bốn phần đó, anh em không còn là người báo cáo nữa. Anh em là người quản lý.
Vì sao phải quy ra tiền?
Nhìn lại dòng cuối bảng trên. “Thép hao 6,2%” là một con số kỹ thuật. “340 triệu” là một con số mà ai trong phòng họp cũng hiểu.
Kỹ sư quen nói bằng phần trăm, bằng mét khối, bằng tấn. Sếp và chủ đầu tư nghĩ bằng tiền. Quy ra tiền là cách dịch cái mình biết sang ngôn ngữ của người ra quyết định.
Con số không làm anh em thành người giỏi hơn. Nó chỉ làm cái giỏi của anh em nhìn thấy được.
Trên công trường thực tế: ba chỗ hay vấp khi mới tập
- Có số nhưng không có nguyên nhân. Sếp nghe xong vẫn phải hỏi thêm ba câu.
- Có nguyên nhân nhưng toàn khách quan. “Do mưa, do chủ đầu tư” mà không có việc mình sẽ làm.
- Đề xuất mà không có hạn. “Em sẽ đẩy nhanh” khác hẳn “em xin anh đẩy tư vấn duyệt trước ngày 10”.
Chuẩn bị trước buổi họp như thế nào?
Tôi thường viết sẵn bốn phần ra một tờ giấy nhỏ trước khi vào họp. Mỗi vấn đề một dòng. Không cần slide, không cần biểu đồ.
Lúc bị hỏi, tôi chỉ đọc lại. Cái bình tĩnh trong giọng nói đến từ chỗ đã có số trong tay, không phải từ tài ăn nói.
Làm ngay hôm nay
Cuộc họp gần nhất, thử nói một câu theo cấu trúc: kế hoạch, thực tế, nguyên nhân, đề xuất.
Chỉ một câu thôi. Rồi để ý nét mặt sếp.
Ví dụ: chuyển một câu báo cáo kiểu thợ thành câu bốn phần
Lấy câu “Thép hao hơi nhiều” ở bảng trên. Đây là cách tôi dựng lại nó thành một câu có giá trị.
- Tìm con số kế hoạch. Định mức hao hụt cho phép là 3,5%.
- Tìm con số thực tế. Đối chiếu nhập kho và khối lượng lắp dựng, hao hụt thực tế là 6,2%.
- Tính chênh lệch và quy ra tiền. Vượt 2,7 điểm phần trăm, tương đương 340 triệu.
- Nêu nguyên nhân nghi ngờ. Khâu cắt thép.
- Kết bằng đề xuất có hạn. Ví dụ: tuần này rà lại bảng cắt và cách tận dụng đầu thừa, thứ Sáu báo lại kết quả.
Câu cuối cùng dài hơn câu ban đầu vài giây. Nhưng sếp nghe xong biết ngay chuyện gì đang xảy ra, mất bao nhiêu tiền, và ai đang xử lý.
Khi chưa biết nguyên nhân thì nói sao?
Nói thẳng là chưa biết, và nói mình sẽ tìm bằng cách nào, khi nào có kết quả. “Em chưa rõ nguyên nhân, em đang đối chiếu phiếu xuất kho, thứ Năm em báo anh” vẫn là một câu báo cáo tốt. Nó có số, có việc, có hạn.
Báo cáo theo bốn phần có làm cuộc họp dài hơn không?
Thường là ngắn hơn. Khi mỗi người nói đủ bốn phần, sếp không phải hỏi đi hỏi lại. Cuộc họp chuyển từ hỏi bài sang ra quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Không có số chính xác thì có nên báo cáo không?
Có, nhưng nói rõ là số ước tính và hẹn thời điểm có số chính xác. Một con số gần đúng có nguồn vẫn tốt hơn một câu “dạ ổn”.
Báo cáo bằng tiền có phải việc của QS không?
Không chỉ QS. Kỹ sư thi công cũng nên quy được việc mình ra tiền, ít nhất ở mức ước tính. Đó là cách để cái giỏi kỹ thuật được nhìn thấy.
Đề xuất ba phương án có cần thiết không?
Khi vấn đề lớn, có phương án để sếp chọn giúp cuộc họp đi tới quyết định nhanh hơn. Với vấn đề nhỏ, một đề xuất rõ ràng là đủ.
Đọc trọn Sổ tay và học cùng tôi
Bài này là một chương trong Sổ tay Thực chiến Quản lý Hiệu quả Dự án của tôi. Nếu anh em muốn đi tiếp:
- Xem đầy đủ và đăng ký nhận Sổ tay tại: https://xaydung.ai/so-tay-thuc-chien-quan-ly-hieu-qua-du-an/
- Tham gia chương trình 2 ngày chia sẻ bí quyết Quản Lý Hiệu Quả Dự Án từ hơn 20 năm làm nghề Quản Lý Chi Phí của tôi hoàn toàn MIỄN PHÍ tại: https://huanluyenkysu.com/qlhqda/
