Báo cáo cung ứng và chọn thầu là tài liệu ít được làm đều nhất trong một dự án, dù chậm ở khâu này kéo theo mọi thứ phía sau. Một gói thầu ký hợp đồng trễ ba tuần thì nhà thầu vào công trường trễ ba tuần, và tiến độ tổng mất đúng chừng đó nếu gói nằm trên đường găng. Vấn đề là không ai thấy sự chậm trễ ấy cho tới khi tới ngày cần người mà chưa có hợp đồng. Công cụ Báo cáo quản lý cung ứng và phối hợp trên tools.xaydung.ai đặt kế hoạch chọn thầu cạnh thực tế để việc chậm hiện ra sớm.
Trả lời nhanh: Báo cáo quản lý cung ứng và phối hợp là công cụ miễn phí trên tools.xaydung.ai. Bạn tải file Excel hoặc CSV kế hoạch cung ứng, chọn thầu lên, hệ thống tự nhận diện cột, tính các gói thầu quá hạn ký hợp đồng, lập bảng cảnh báo trễ tiến độ chọn thầu và vẽ biểu đồ theo nhóm công việc, loại thầu.
Báo cáo quản lý cung ứng và phối hợp là gì?
Trên công cụ, báo cáo có tên Báo cáo Phối hợp Cung Ứng và Chọn Thầu, viết cho góc nhìn chủ đầu tư và ban quản lý dự án. Báo cáo tổng hợp tình hình cung ứng vật tư, thiết bị và theo dõi kế hoạch so với thực tế phê duyệt của từng gói thầu.
Bạn đưa vào file kế hoạch đang dùng, hệ thống ghép cột với các trường báo cáo chuẩn, bạn soát lại rồi xem. Báo cáo lọc được theo nhóm công việc và loại thầu. Chưa có dữ liệu, bạn bấm Xem Báo Cáo Mẫu.
Tính năng nào, lợi ích gì: bảng tóm tắt
| Tính năng | Bạn nhìn thấy gì | Lợi ích |
|---|---|---|
| Bảng gói thầu quá hạn ký hợp đồng | Các gói ký trễ so với kế hoạch | Không phải tự dò ngày từng gói |
| Cảnh báo trễ tiến độ chọn thầu | Gói đang chậm ở bước nào | Can thiệp trước khi ảnh hưởng thi công |
| Chỉ số tổng hợp | Số gói thầu theo trạng thái | Nắm tình hình chung trong vài giây |
| Biểu đồ theo nhóm công việc, loại thầu | Cơ cấu và tiến độ từng nhóm | Biết nhóm nào đang chậm nhiều nhất |
| Bộ lọc nhóm công việc và loại thầu | Báo cáo đổi theo lựa chọn | Mỗi người phụ trách xem phần của mình |
| Tự nhận diện cột | Ghép cột file của bạn với trường chuẩn | Dùng thẳng file kế hoạch đang có |
| Xuất báo cáo | Bản để gửi, in | Có tài liệu họp phối hợp ngay |
Bốn nhóm tính năng chính và lợi ích từng nhóm
1. Gói thầu quá hạn ký hợp đồng: danh sách cần xử lý ngay
Hệ thống tự lọc các gói thầu ký hợp đồng trễ so với kế hoạch và đưa vào một bảng riêng.
Lợi ích: đây là danh sách việc của tuần. Mỗi dòng trong bảng là một gói thầu cần có người chịu trách nhiệm đẩy. Không có bảng này, việc chậm chỉ được phát hiện khi thi công đã phải dừng chờ.
2. Cảnh báo trễ tiến độ chọn thầu
Ngoài mốc ký hợp đồng, báo cáo so kế hoạch với thực tế phê duyệt để chỉ ra gói đang chậm trong quá trình chọn thầu.
Lợi ích: chọn thầu có nhiều bước: phát hành hồ sơ, nhận chào giá, đánh giá, trình duyệt, ký. Chậm thường tích dần qua từng bước. Thấy chậm từ bước đầu thì còn thời gian bù; thấy ở bước cuối thì chỉ còn chấp nhận.
3. Nhìn theo nhóm công việc và loại thầu
Biểu đồ và bộ lọc cho phép xem riêng từng nhóm công việc hoặc loại thầu.
Lợi ích: kết cấu, hoàn thiện, cơ điện có nhịp chọn thầu khác nhau. Nhìn chung thì thấy ổn, tách ra mới thấy một nhóm đang trễ cả loạt. Người phụ trách từng mảng cũng xem được phần của mình mà không cần tách file.
4. Tự nhận diện cột và lưu ánh xạ
File của bạn không cần trùng tên cột với file mẫu. Bạn xác nhận cách ghép một lần, nhập tên công ty để lưu, lần sau hệ thống tự áp dụng cho file cùng định dạng.
Lợi ích: kế hoạch chọn thầu thay đổi hằng tuần. Cập nhật file rồi tải lại là có báo cáo mới, không mất công dựng lại.
Muốn xem trước? Bấm Xem Báo Cáo Mẫu để xem báo cáo demo, hoặc Tải file mẫu để biết file kế hoạch cung ứng cần những cột nào.
Trên công trường thực tế: vì sao chậm cung ứng khó thấy hơn chậm thi công
- Chậm thi công nhìn thấy bằng mắt, chậm chọn thầu nằm trong email. Không ai đi ngang qua một gói thầu chưa ký.
- Kế hoạch chọn thầu lập một lần rồi bỏ. Tiến độ thi công được cập nhật hằng tuần, còn kế hoạch cung ứng thường giữ nguyên từ đầu dự án.
- Thời gian sản xuất và vận chuyển bị quên. Với thiết bị nhập khẩu hay vật tư đặt hàng, ký hợp đồng mới là điểm bắt đầu. Chậm ký một tuần có thể thành chậm giao nhiều tuần.
- Trách nhiệm chia giữa nhiều phòng. Kỹ thuật ra hồ sơ, hợp đồng mời thầu, tài chính duyệt giá. Mỗi phòng nghĩ mình xong phần mình.
Báo cáo không rút ngắn được quy trình phê duyệt. Việc của nó là làm cho sự chậm trễ có tên và có ngày, để cuộc họp phối hợp nói về việc cụ thể.
Cách lập báo cáo cung ứng và chọn thầu trong 3 bước
- Tải file của bạn hoặc file mẫu. Đăng nhập tools.xaydung.ai, mở Báo cáo quản lý cung ứng và phối hợp, bấm Tải Dữ Liệu Của Bạn.
- Xác nhận ánh xạ cột. Soát cách hệ thống ghép cột, đặc biệt các cột ngày kế hoạch và ngày thực tế, rồi xác nhận.
- Xem và xuất báo cáo. Xem bảng gói thầu quá hạn, cảnh báo trễ, lọc theo nhóm công việc hoặc loại thầu rồi bấm Xuất.
Công cụ này phù hợp với ai, chưa phù hợp với ai?
Phù hợp nếu bạn:
- Làm ở ban quản lý dự án, phòng đấu thầu, phòng hợp đồng phía chủ đầu tư.
- Là tư vấn quản lý dự án phụ trách kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
- Là tổng thầu có nhiều gói thầu phụ và nhà cung cấp cần ký theo tiến độ.
Chưa phù hợp nếu bạn:
- Cần công cụ chấm thầu, so sánh báo giá. Báo cáo này theo dõi tiến độ, không đánh giá hồ sơ.
- Chưa có kế hoạch chọn thầu với ngày dự kiến cho từng gói. Khi đó hãy dùng file mẫu để lập kế hoạch trước.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo quản lý cung ứng và phối hợp có miễn phí không?
Có. Công cụ thuộc nhóm miễn phí trên tools.xaydung.ai, dùng được sau khi đăng ký tài khoản miễn phí.
Gói thầu quá hạn ký hợp đồng được xác định thế nào?
Hệ thống so ngày ký hợp đồng với ngày kế hoạch của từng gói thầu. Gói ký trễ so với kế hoạch được lọc vào bảng riêng, nên file của bạn cần có cả ngày kế hoạch và ngày thực tế.
Nhà thầu thi công có dùng được báo cáo này không?
Báo cáo được thiết kế cho góc nhìn chủ đầu tư, nhưng tổng thầu quản lý nhiều gói thầu phụ và nhà cung cấp vẫn dùng được cùng cấu trúc: mỗi gói một dòng, có ngày kế hoạch và ngày thực tế.
File kế hoạch của tôi có cột khác file mẫu thì sao?
Hệ thống tự ghép cột gần đúng, không cần đúng thứ tự hay chính tả tuyệt đối. Bạn được xem lại cách ghép và sửa trước khi báo cáo chạy.
Xem tiến độ chọn thầu của dự án bạn ngay hôm nay
Lấy file kế hoạch lựa chọn nhà thầu, tải lên, và xem bảng quá hạn có bao nhiêu gói.
Mở Báo cáo quản lý cung ứng và phối hợp tại tools.xaydung.ai: đăng ký tài khoản miễn phí, bấm Xem Báo Cáo Mẫu hoặc tải file của bạn lên.
Dùng thêm công cụ miễn phí và học cách tự làm ra chúng
Cung ứng là mảng nối giữa kế hoạch và thi công. Sau khi xem báo cáo của mình, bạn có hai hướng đi tiếp:
- Trải nghiệm thêm các công cụ miễn phí dành cho kỹ sư xây dựng: mở kho công cụ tại tools.xaydung.ai và chọn công cụ đúng với đầu việc bạn đang làm.
- Học cách tự tạo ra những công cụ như thế này cho chính công việc của mình: xem chương trình Ứng dụng AI vào Quản lý Xây dựng, 07 buổi học mà sản phẩm cuối khóa là công cụ do chính học viên tự dựng.