Chỉ số quản lý dự án xây dựng giống như khung thành trên sân bóng. Anh em thử tưởng tượng ra sân đá mà hai đầu sân trống trơn. Đá được mấy phút? Không có khung thành thì cầu thủ chạy một lúc là hết hứng. Khán giả về sớm. Trọng tài đứng đó chẳng biết làm gì. Mà cầu thủ vẫn chạy, vẫn đổ mồ hôi, vẫn mệt như thường. Chỉ là mệt vô nghĩa.
Trả lời nhanh: Bộ chỉ số quản lý dự án xây dựng tối thiểu gồm sáu nhóm: tiến độ, chi phí, tiền mặt, hồ sơ, phát sinh và vật tư. Mỗi chỉ số cần một ngưỡng báo động rõ ràng và tên một người phụ trách. Theo dõi ít nhưng đều có giá trị hơn theo dõi năm sáu chục chỉ số mà không nhìn cái nào.
Dự án không có chỉ số trông như thế nào?
Dự án không có chỉ số cũng y như sân bóng không có khung thành. Anh em vẫn làm, vẫn cực, vẫn ở lại tới 8 giờ tối. Nhưng không ai biết hôm nay mình thắng hay thua.
Giao ban thì ai cũng nói việc mình đã làm. Không ai nói được việc đó đưa dự án gần đích hơn bao nhiêu. Vì không có đích để đo.
Năm lý do phải có chỉ số
Tôi rút ra năm lý do này sau nhiều năm.
- Để mình ngủ được. Không phải để báo cáo cho ai. Biết rõ tình hình thì đêm về đầu nhẹ.
- Để có hứng làm. Người ta chỉ hứng khi thấy kết quả của mình bằng con số, thấy nó nhích lên từng tuần.
- Để biết ai làm tốt. Thầu phụ nào ngon, tổ đội nào chắc tay, hạng mục nào đang lỗ.
- Để có cơ sở thưởng. Thưởng đúng người là cách rẻ nhất giữ được người giỏi.
- Để có cái đích mà nhắm. Không có đích thì mọi hướng đều như nhau.
Bộ chỉ số quản lý dự án xây dựng tối thiểu
Tôi thấy nhiều nơi làm ngược: theo dõi năm sáu chục chỉ số, cuối cùng không nhìn cái nào. Cứ giữ ít thôi, mà giữ cho đều.
| Nhóm | Theo dõi cái gì | Báo động khi |
|---|---|---|
| Tiến độ | Nhanh hay chậm so với kế hoạch | Dưới 0,95 |
| Chi phí | Mỗi đồng chi ra tạo được bao nhiêu giá trị | Dưới 0,97 |
| Tiền mặt | Tiền của mình nằm ngoài bao nhiêu | Trên 20% hợp đồng |
| Hồ sơ | Nghiệm thu rồi mà chưa lập hồ sơ bao lâu | Trên 7 ngày |
| Phát sinh | Đã làm mà chưa được duyệt bao nhiêu | Trên 5% hợp đồng |
| Vật tư | Hao hụt vượt định mức bao nhiêu | Vượt trên 3 điểm % |
Đọc từng chỉ số thế nào?
Tiến độ và chi phí
Hai chỉ số đầu là ba phép chia quen thuộc: sản lượng làm được chia sản lượng kế hoạch, và sản lượng làm được chia tiền đã chi. Dưới ngưỡng là phải lên tiếng, không đợi cuối tháng.
Tiền mặt và hồ sơ
Tiền nằm ngoài là phần đã làm mà chưa thu về. Quá 20% giá trị hợp đồng là cái két của công ty đang gánh nặng. Hồ sơ quá 7 ngày sau nghiệm thu thường là lý do chính khiến tiền nằm ngoài tăng lên.
Phát sinh và vật tư
Phát sinh đã làm mà chưa duyệt là tiền đang treo, có thể không bao giờ thu được. Hao hụt vượt định mức là tiền đã mất thật. Hai chỉ số này hay bị bỏ qua vì không ai thấy chúng hằng ngày.
Một điều quan trọng về chỉ số
Cái đà quan trọng hơn con số. Chỉ số 0,98 mà đang tăng dần thì tốt hơn 1,00 mà đã tụt ba tháng liền.
Và mỗi chỉ số phải có tên một người phụ trách. Chỉ số không có chủ là chỉ số không ai làm.
Gợi ý phân công người phụ trách
| Chỉ số | Người thường phụ trách |
|---|---|
| Tiến độ | Kỹ sư kế hoạch |
| Chi phí | QS, kế toán dự án |
| Tiền mặt | QS thanh toán phối hợp tài chính |
| Hồ sơ | QS và QA-QC |
| Phát sinh | QS |
| Vật tư | Kỹ sư vật tư, thủ kho |
Bảng này chỉ là gợi ý. Quan trọng là mỗi dòng có một cái tên cụ thể, được cả ban chỉ huy biết.
Làm ngay hôm nay
Chọn ra hai chỉ số trong bảng trên mà dự án của anh em chưa theo dõi. Ghi tên người phụ trách và ngưỡng báo động. Tuần sau, mang hai con số đó vào buổi giao ban.
Câu hỏi thường gặp
Có cần phần mềm để theo dõi sáu chỉ số này không?
Không bắt buộc. Một file Excel cập nhật hằng tuần là đủ để bắt đầu. Cái cần trước là số liệu đều và người chịu trách nhiệm, không phải phần mềm.
Ngưỡng báo động có nên giống nhau cho mọi dự án?
Các ngưỡng trên là điểm khởi đầu từ kinh nghiệm của tôi. Mỗi công ty có thể điều chỉnh theo loại dự án. Điều quan trọng là thống nhất trước và không đổi giữa chừng.
Nên xem chỉ số bao lâu một lần?
Hằng tuần, trong buổi giao ban. Xem theo tháng thì khi thấy đà xấu thường đã muộn để sửa.
Vì sao không nên theo dõi quá nhiều chỉ số?
Vì không ai nhìn hết được. Năm sáu chục chỉ số làm buổi họp dài mà không ra quyết định. Sáu chỉ số được nhìn đều có giá trị hơn nhiều.
Đọc trọn Sổ tay và học cùng tôi
Bài này là một chương trong Sổ tay Thực chiến Quản lý Hiệu quả Dự án của tôi. Nếu anh em muốn đi tiếp:
- Xem đầy đủ và đăng ký nhận Sổ tay tại: https://xaydung.ai/so-tay-thuc-chien-quan-ly-hieu-qua-du-an/
- Tham gia chương trình 2 ngày chia sẻ bí quyết Quản Lý Hiệu Quả Dự Án từ hơn 20 năm làm nghề Quản Lý Chi Phí của tôi hoàn toàn MIỄN PHÍ tại: https://huanluyenkysu.com/qlhqda/
