Báo cáo quản lý vật tư công trình thường dừng ở bảng nhập, xuất, tồn. Bảng đó đúng nhưng chưa trả lời câu hỏi quan trọng hơn: loại vật tư nào đã nhập về nhiều hơn yêu cầu, và hao hụt đang làm mất bao nhiêu tiền. Hai câu này quyết định lợi nhuận phần vật tư, mà muốn trả lời bằng Excel thì phải dò từng mã. Công cụ Báo cáo quản lý vật tư trên tools.xaydung.ai tự lọc hai danh sách đó từ file dữ liệu của bạn.
Trả lời nhanh: Báo cáo quản lý vật tư là công cụ miễn phí trên tools.xaydung.ai. Bạn tải file Excel hoặc CSV theo dõi vật tư lên, hệ thống tự nhận diện cột, tính khối lượng nhập vượt yêu cầu và giá trị hao hụt, vẽ biểu đồ theo công tác và lập bảng cảnh báo các loại vật tư cần xem lại.
Báo cáo quản lý vật tư là gì?
Trên công cụ, báo cáo có tên Báo cáo Quản trị Vật tư Dự án. Bạn đưa vào file dữ liệu công tác vật tư của công trình, hệ thống ghép cột với 20 trường báo cáo chuẩn, bạn soát lại rồi xem báo cáo. Toàn bộ chạy trên trình duyệt.
Báo cáo lọc được theo công tác và theo trạng thái cảnh báo. Chưa sẵn dữ liệu, bạn bấm Xem Báo Cáo Mẫu để xem với dữ liệu demo.
Tính năng nào, lợi ích gì: bảng tóm tắt
| Tính năng | Bạn nhìn thấy gì | Lợi ích |
|---|---|---|
| Bảng vật tư vượt yêu cầu | Lũy kế yêu cầu, lũy kế nhập kho, chênh lệch, phần trăm vượt | Biết mã nào đã nhập thừa mà không dò tay |
| Bảng vật tư hao hụt lớn | Định mức, thực tế, giá trị hao hụt | Thấy hao hụt bằng tiền, không chỉ bằng khối lượng |
| So sánh yêu cầu với nhập kho | Biểu đồ top 10 loại vật tư | Nhìn ra chênh lệch lớn nhất nằm ở đâu |
| Top 5 tỷ trọng nhập kho | Năm loại chiếm giá trị lớn nhất | Biết nên kiểm soát chặt loại nào trước |
| Cơ cấu theo công tác và trạng thái cảnh báo | Hai biểu đồ cơ cấu | Biết công tác nào đang có nhiều cảnh báo |
| Bảng theo dõi chi tiết | Toàn bộ dữ liệu kèm cột cảnh báo | Truy lại từng dòng khi cần giải trình |
| Tự nhận diện cột | Ghép cột file của bạn với trường chuẩn | Dùng thẳng file kho đang có |
Bốn nhóm tính năng chính và lợi ích từng nhóm
1. Vật tư vượt yêu cầu: tự lọc, không cần dò
Hệ thống tự lọc các mã có lũy kế nhập kho lớn hơn lũy kế yêu cầu, tính chênh lệch và phần trăm vượt.
Lợi ích: nhập thừa có ba hệ quả: tiền nằm chết trong kho, vật tư hư hỏng theo thời gian, và dễ thất thoát. Bảng này cho bạn danh sách cần hỏi lại ngay: vì sao nhập nhiều hơn yêu cầu, yêu cầu sai hay đặt hàng sai.
2. Hao hụt quy ra giá trị
Bảng hao hụt đặt định mức cạnh thực tế và tính giá trị hao hụt cho từng loại vật tư.
Lợi ích: hao hụt 3% thép và hao hụt 3% cát là hai chuyện rất khác nhau về tiền. Khi xếp theo giá trị, bạn dồn công sức kiểm soát vào vài loại vật tư quyết định, thay vì dàn đều.
3. Biểu đồ theo công tác và top tỷ trọng
Báo cáo có biểu đồ cơ cấu theo công tác, trạng thái cảnh báo, top 5 tỷ trọng nhập kho và so sánh yêu cầu với nhập kho của top 10 loại vật tư.
Lợi ích: trong cuộc họp, một biểu đồ thay được nhiều phút giải thích. Bạn chỉ ra được công tác nào đang tiêu vật tư nhiều nhất và có khớp với tiến độ không.
4. Tự nhận diện cột và lưu ánh xạ
File Excel hoặc CSV của bạn không cần trùng tên cột với file mẫu. Hệ thống ghép cột gần đúng, bạn xác nhận một lần, nhập tên công ty để lưu. Lần sau tải file cùng định dạng, hệ thống tự áp dụng.
Lợi ích: thủ kho và kỹ sư vật tư không phải đổi cách ghi sổ. Báo cáo chạy trên chính file họ đang dùng.
Muốn xem trước? Bấm Xem Báo Cáo Mẫu để xem báo cáo demo, hoặc Tải file mẫu để biết file vật tư cần những cột nào.
Trên công trường thực tế: bốn chỗ vật tư thất thoát mà sổ kho không cho thấy
- Nhập theo đợt xe, không theo yêu cầu. Nhà cung cấp giao tròn xe, kho nhận hết. Lũy kế nhập vượt dần lũy kế yêu cầu mà không ai so.
- Yêu cầu vật tư không gắn với công tác. Khi phiếu yêu cầu không ghi dùng cho công tác nào thì không thể so với khối lượng thi công.
- Hao hụt chỉ được tính lúc quyết toán. Tới lúc đó, vật tư đã dùng hết, nguyên nhân không còn truy được.
- Định mức hao hụt lấy theo thói quen. Nếu định mức đưa vào đã rộng tay thì báo cáo sẽ không cảnh báo, dù thực tế đang lãng phí.
Điều thứ tư là giới hạn của mọi công cụ: báo cáo so thực tế với con số bạn đưa vào. Định mức và số nhập kho phải đáng tin thì cảnh báo mới có nghĩa.
Cách lập báo cáo quản lý vật tư công trình trong 3 bước
- Tải file của bạn hoặc file mẫu. Đăng nhập tools.xaydung.ai, mở Báo cáo quản lý vật tư, bấm Tải Dữ Liệu Của Bạn và chọn file Excel hoặc CSV.
- Xác nhận ánh xạ cột. Soát cách hệ thống ghép cột, sửa nếu cần rồi xác nhận.
- Xem và xuất báo cáo. Xem hai bảng cảnh báo, các biểu đồ, lọc theo công tác hoặc trạng thái rồi bấm Xuất.
Công cụ này phù hợp với ai, chưa phù hợp với ai?
Phù hợp nếu bạn:
- Là kỹ sư vật tư, thủ kho, QS theo dõi vật tư công trình bằng Excel.
- Là chỉ huy trưởng cần biết vật tư đang lệch ở đâu so với yêu cầu.
- Làm ở phòng cung ứng và cần số liệu để làm việc với nhà cung cấp.
Chưa phù hợp nếu bạn:
- Cần phần mềm quản lý kho có phiếu nhập, phiếu xuất, tồn kho theo thời gian thực. Đây là công cụ báo cáo từ dữ liệu đã có.
- Chưa theo dõi lũy kế yêu cầu và lũy kế nhập kho theo từng loại vật tư. Khi đó hãy bắt đầu từ file mẫu.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo quản lý vật tư có miễn phí không?
Có. Đây là công cụ miễn phí trên tools.xaydung.ai, dùng được sau khi đăng ký tài khoản miễn phí.
Vật tư vượt yêu cầu được xác định thế nào?
Hệ thống so lũy kế nhập kho với lũy kế yêu cầu của từng mã vật tư. Mã nào nhập kho lớn hơn yêu cầu sẽ vào bảng vượt, kèm chênh lệch và phần trăm vượt.
File kho của tôi không giống file mẫu thì sao?
Không sao. Hệ thống tự ghép cột gần đúng, không cần đúng thứ tự hay chính tả tuyệt đối, và cho bạn soát lại trước khi báo cáo chạy.
Báo cáo có thay được kiểm kê kho không?
Không. Báo cáo dựa trên số liệu ghi sổ. Kiểm kê thực tế vẫn cần để xác nhận số tồn và phát hiện chênh lệch giữa sổ và kho.
Xem báo cáo vật tư của công trình bạn ngay hôm nay
Lấy file theo dõi vật tư đang dùng, tải lên, và xem có bao nhiêu mã nằm trong bảng vượt yêu cầu.
Mở Báo cáo quản lý vật tư tại tools.xaydung.ai: đăng ký tài khoản miễn phí, bấm Xem Báo Cáo Mẫu hoặc tải file của bạn lên.
Dùng thêm công cụ miễn phí và học cách tự làm ra chúng
Vật tư là một trong các mảng báo cáo quản trị dự án trên tools.xaydung.ai. Sau khi xem báo cáo của mình, bạn có hai hướng đi tiếp:
- Trải nghiệm thêm các công cụ miễn phí dành cho kỹ sư xây dựng: mở kho công cụ tại tools.xaydung.ai và chọn công cụ đúng với đầu việc bạn đang làm.
- Học cách tự tạo ra những công cụ như thế này cho chính công việc của mình: xem chương trình Ứng dụng AI vào Quản lý Xây dựng, 07 buổi học mà sản phẩm cuối khóa là công cụ do chính học viên tự dựng.