Hồ sơ thanh toán xây dựng là chỗ tiền của nhà thầu đi chậm nhất, và cũng là chỗ ít ai chịu nhìn thẳng. Anh em nào từng ngồi đợi tiền thanh toán chắc hiểu cảm giác này. Hồ sơ nộp đi rồi, mỗi ngày mở điện thoại xem tài khoản. Thầu phụ gọi đòi, nhà cung cấp nhắn tin. Mình thì cứ “sắp rồi anh, sắp về rồi”. Bốn mươi bốn ngày chênh lệch giữa hợp đồng và thực tế, không ai đền cho mình. Mình tự gánh.
Trả lời nhanh: Trong một dự án tôi bấm giờ thật, hợp đồng ghi 65 ngày từ nghiệm thu tới tiền về, thực tế mất 109 ngày. Khúc chậm nhất là bước nhà thầu tự làm hồ sơ thanh toán: chậm 18 ngày, chiếm 41% tổng số ngày chậm. Đây cũng là khúc duy nhất mình toàn quyền sửa.
Tôi bấm giờ thật cho một dự án
Tôi ngồi bấm giờ cho một dự án, xem tiền đi qua mấy cửa và mỗi cửa mất mấy ngày. Kết quả như sau.
| Bước | Việc | Hợp đồng ghi | Thực tế | Chênh |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Làm xong, đủ điều kiện nghiệm thu | — | — | — |
| 2 | Mời nghiệm thu, ký biên bản | 5 ngày | 12 ngày | +7 |
| 3 | Mình ngồi làm hồ sơ thanh toán | 7 ngày | 25 ngày | +18 |
| 4 | Nộp cho tư vấn giám sát | 3 ngày | 7 ngày | +4 |
| 5 | Tư vấn kiểm, xác nhận | 10 ngày | 18 ngày | +8 |
| 6 | Chủ đầu tư kiểm, duyệt | 15 ngày | 22 ngày | +7 |
| 7 | Làm thủ tục giải ngân | 10 ngày | 15 ngày | +5 |
| 8 | Tiền về tài khoản | 15 ngày | 10 ngày | −5 |
| Cộng | 65 ngày | 109 ngày | +44 |
Khúc chậm nhất nằm ở chính mình
Anh em nhìn kỹ dòng số 3 giúp tôi. Mười tám ngày chậm nằm ở chính bước của mình. Chiếm 41% tổng số ngày chậm.
Tôi biết nghe hơi khó chịu. Ai cũng muốn đổ cho chủ đầu tư, cho tư vấn. Nhưng số nó nói vậy.
Và tôi thấy đây lại là tin mừng. Vì đây là khúc duy nhất mình toàn quyền sửa, không phải đi xin ai.
Vì sao hồ sơ thanh toán xây dựng của mình lại chậm nhất?
Tôi gặp bốn lý do lặp lại ở rất nhiều ban chỉ huy.
Chờ nghiệm thu xong mới bắt đầu làm hồ sơ
Trong khi bản vẽ hoàn công, biên bản vật liệu, kết quả thí nghiệm đều làm dần được từng ngày. Dồn tới cuối thì một người phải làm việc của cả tháng trong vài ngày.
Sai mẫu biểu, nộp lên bị trả về
Một lần trả về là mất trung bình 15 ngày. Mà phần lớn bị trả không phải vì sai số. Là vì sai form, thiếu chữ ký, sai thứ tự.
Không ai chịu trách nhiệm cụ thể
Hồ sơ là việc chung. Mà việc chung thì không phải việc của ai.
Nộp xong là thôi, không ai theo
Hồ sơ nằm trên bàn ai, đã mấy ngày rồi, không ai biết. Mình chỉ biết khi gọi hỏi thì đã quá hạn.
Năm việc rút ngắn khúc hồ sơ thanh toán
- Làm hồ sơ song song với thi công. Đổ bê tông xong là làm luôn phần hồ sơ của nó, đừng để dồn.
- Chốt mẫu biểu với chủ đầu tư ngay từ đợt 1. Hỏi thẳng: “Anh cho em xin bộ mẫu chuẩn, để em làm một lần đúng luôn.”
- In checklist hồ sơ dán lên tường phòng QS. Đủ mới nộp.
- Ra quy định 7 ngày. Ký nghiệm thu ngày nào, trong 7 ngày phải vào hồ sơ. Đưa vào việc chấm điểm của QS.
- Cử người bám hồ sơ sau khi nộp. Gọi điện, qua gặp. Đừng chỉ gửi mail rồi ngồi chờ.
Năm việc này không cần thêm tiền. Phần lớn chỉ cần một quyết định của chỉ huy trưởng và một người được giao rõ việc.
44 ngày chậm có nghĩa là gì với dòng tiền?
Mỗi ngày tiền về chậm là một ngày công ty tự bỏ tiền nuôi dự án. Lương vẫn trả hằng tháng. Vật tư vẫn phải thanh toán theo hạn. Thầu phụ vẫn đòi theo đợt.
Vì vậy, khi lập kế hoạch tiền, anh em đừng lấy con số trong hợp đồng. Hãy lấy con số thật của chính dự án mình. Chênh lệch giữa hai con số đó là phần vốn công ty phải chuẩn bị thêm.
Làm ngay hôm nay
Lấy 3 đợt thanh toán gần nhất. Đếm xem từ ngày ký nghiệm thu tới ngày tiền về là bao nhiêu ngày. Lấy trung bình.
Con số đó mới là con số thật của anh em, không phải con số trong hợp đồng. Từ nay lập kế hoạch tiền bạc thì lấy con số này.
Một bộ hồ sơ thanh toán thường gồm những gì?
Mỗi chủ đầu tư có yêu cầu riêng, nên bộ mẫu chuẩn phải xin từ đợt đầu. Nhưng phần lớn hồ sơ thanh toán khối lượng có chung các nhóm giấy tờ sau.
| Nhóm | Thường gồm | Làm từ lúc nào |
|---|---|---|
| Đề nghị thanh toán | Thư đề nghị, bảng tổng hợp giá trị đợt này | Sau khi chốt khối lượng kỳ |
| Khối lượng | Bảng xác nhận khối lượng, diễn giải, bản vẽ hoàn công phần đã làm | Làm dần theo từng hạng mục |
| Chất lượng | Biên bản nghiệm thu, biên bản vật liệu đầu vào, kết quả thí nghiệm | Làm ngay khi có kết quả |
| Tài chính | Hóa đơn, theo quy định của hợp đồng | Theo thời điểm hợp đồng yêu cầu |
Nhìn bảng này, anh em sẽ thấy hai nhóm giữa làm dần được trong lúc thi công. Đó là lý do tôi nói đổ bê tông xong là làm luôn phần hồ sơ của nó.
Cái checklist trên tường có tác dụng gì?
Nó biến một việc phải nhớ thành một việc phải đánh dấu. Người làm hồ sơ không cần thuộc. Người kiểm tra không cần hỏi. Thiếu ô nào thì chưa nộp. Đơn giản vậy mà bớt được rất nhiều lần bị trả về.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ thanh toán hay bị trả về vì lý do gì?
Theo những gì tôi gặp, phần lớn bị trả không phải vì sai số liệu. Lý do thường là sai mẫu biểu, thiếu chữ ký, hoặc sắp xếp sai thứ tự. Chốt mẫu biểu từ đợt đầu và dùng checklist trước khi nộp sẽ chặn được phần lớn các lần trả về.
Quy định 7 ngày có thực tế không?
Có, nếu hồ sơ được làm dần trong lúc thi công. Khi bản vẽ hoàn công, biên bản vật liệu, kết quả thí nghiệm đã có sẵn, việc còn lại sau nghiệm thu chỉ là ghép và rà. Bảy ngày là đủ.
Ai nên là người bám hồ sơ sau khi nộp?
Nên là một người cụ thể trong phòng QS, có tên trong phân công. Người đó biết hồ sơ đang ở bàn ai, đã bao nhiêu ngày, và chủ động gọi điện hoặc qua gặp khi sắp quá hạn.
Có nên đổ lỗi cho chủ đầu tư khi tiền về chậm?
Phần của chủ đầu tư và tư vấn có thật, và cần làm việc với họ. Nhưng trước hết hãy sửa khúc của mình. Đó là khúc mình toàn quyền, và trong ví dụ trên nó chiếm tới 41% số ngày chậm.
Đọc trọn Sổ tay và học cùng tôi
Bài này là một chương trong Sổ tay Thực chiến Quản lý Hiệu quả Dự án của tôi. Nếu anh em muốn đi tiếp:
- Xem đầy đủ và đăng ký nhận Sổ tay tại: https://xaydung.ai/so-tay-thuc-chien-quan-ly-hieu-qua-du-an/
- Tham gia chương trình 2 ngày chia sẻ bí quyết Quản Lý Hiệu Quả Dự Án từ hơn 20 năm làm nghề Quản Lý Chi Phí của tôi hoàn toàn MIỄN PHÍ tại: https://huanluyenkysu.com/qlhqda/
