Đánh giá hiệu quả quản lý dự án là chỗ nhiều công ty làm sai mà không biết. Bài toán dưới đây tôi cho học viên làm ở đầu mọi khóa. Ít ai trả lời đúng cả hai câu. Và câu trả lời sai lại chính là cách phần lớn công ty đang chấm thưởng.
Trả lời nhanh: Đánh giá hiệu quả quản lý dự án phải so chi phí thực tế với ngân sách được giao, không phải nhìn lợi nhuận. Lời là công của người ký hợp đồng. Hiệu quả là công của người chạy công trường. Muốn đo được, dự án cần một bảng ngân sách được duyệt bằng văn bản và khóa lại.
Bài toán hai ông giám đốc
Hai dự án, hai ông giám đốc, cùng giá trị hợp đồng 1.000 tỷ.
| Hợp đồng | Ngân sách được giao | Chi thực tế | Lời | |
|---|---|---|---|---|
| Ông A | 1.000 | 1.050 | 980 | +20 |
| Ông B | 1.000 | 950 | 960 | +40 |
Câu 1: Dự án nào lời nhiều hơn? Dễ. Ông B, lời 40.
Câu 2: Ông nào quản lý giỏi hơn? Chỗ này mới hay.
Nhìn kỹ lại hai dự án
Ông A nhận một dự án mà ngân sách đã cao hơn hợp đồng 50 tỷ. Nghĩa là chưa đào móng đã lỗ trên giấy 50 tỷ.
Ông ấy vật lộn, đổi biện pháp, ép giá thầu phụ, siết hao hụt. Kéo được chi phí xuống 980. Tiết kiệm 70 tỷ so với ngân sách. Biến một dự án lỗ kế hoạch thành lời 20.
Ông B nhận dự án ngân sách 950. Tức là phòng đấu thầu đã ký được hợp đồng ngon, lời sẵn 50. Ông ấy chi 960, vượt ngân sách 10 tỷ.
Dự án của ông B vẫn lời 40. Nhưng cái lời đó là công của phòng đấu thầu, không phải công của ông ấy.
Lời là chuyện của người ký hợp đồng. Hiệu quả mới là chuyện của người chạy công trường.
Chỗ đau: thưởng theo lợi nhuận
Phần lớn công ty thưởng theo lợi nhuận dự án. Với cơ chế đó, ông B được thưởng gấp đôi ông A. Trong khi người thực sự tạo ra giá trị là ông A.
Anh em có thấy quen không? Có bao giờ anh em vật lộn với một dự án khó, cứu được nó khỏi lỗ nặng? Mà cuối năm nhìn qua thấy người nhận dự án ngon lành lại được khen thưởng rầm rộ?
Đó không phải xui. Đó là do công ty không có công cụ đo.
Không có ngân sách rõ ràng thì không đo được ai làm tốt. Không đo được thì thưởng theo cảm tính. Thưởng theo cảm tính thì người giỏi quản lý bỏ đi, người giỏi giành dự án ngon ở lại.
Cách đánh giá hiệu quả quản lý dự án cho công bằng
Muốn có thưởng thì phải có thước. Tôi nói thật lòng với anh em: nếu muốn được ghi nhận, việc đầu tiên không phải là làm nhiều hơn. Là làm cho mình đo được.
- Đòi cho được bảng ngân sách. Không có ngân sách thì không có thước. Không có thước thì không ai chứng minh được mình giỏi. Đây là quyền lợi của anh em, không phải việc thêm.
- Ngân sách phải được duyệt bằng văn bản và khóa lại. Sửa lúc nào cũng được thì thước co giãn, đo gì cũng vô nghĩa.
- Mỗi tháng báo cáo chênh lệch so với ngân sách, không phải báo cáo đã chi bao nhiêu. “Em tiết kiệm được 2,3 tỷ so với ngân sách hạng mục kết cấu” có sức nặng gấp mười lần “em chi 28 tỷ”.
Hai con số, hai người chịu trách nhiệm
Khi có ngân sách, một dự án tách được thành hai phần rõ ràng.
| Phần | Đo bằng gì | Thuộc về ai |
|---|---|---|
| Lời kế hoạch | Hợp đồng trừ ngân sách | Người đấu thầu, ký hợp đồng |
| Hiệu quả thực hiện | Ngân sách trừ chi thực tế | Người chạy công trường |
Ông A có lời kế hoạch âm 50, hiệu quả thực hiện dương 70. Ông B có lời kế hoạch dương 50, hiệu quả thực hiện âm 10. Đặt hai dòng này cạnh nhau, câu hỏi ai giỏi hơn tự có lời giải.
Trên công trường thực tế: vì sao ngân sách hay bị sửa?
Tôi thấy ngân sách hay bị điều chỉnh mỗi khi dự án có vấn đề. Vượt chi thì nâng ngân sách lên cho khớp. Làm vậy thì báo cáo luôn đẹp, nhưng thước đo mất giá trị.
Ngân sách được điều chỉnh khi phạm vi công việc thay đổi là chuyện đúng. Nhưng phải có văn bản, có lý do, và giữ lại bản gốc để so. Không có bản gốc thì không ai biết dự án đã trôi bao xa.
Làm ngay hôm nay
Hỏi sếp một câu: “Anh cho em xin bảng ngân sách chi phí của dự án, em muốn theo dõi xem mình đang tiết kiệm hay đang vượt.”
Nếu công ty chưa có, anh em xin phép tự lập rồi trình. Đó là cách nhanh nhất để sếp nhìn anh em bằng con mắt khác.
Câu hỏi thường gặp
Lợi nhuận dự án có còn quan trọng không?
Vẫn quan trọng với công ty. Nhưng lợi nhuận không phải thước đo năng lực của người chạy công trường. Người chạy công trường nên được đo bằng chênh lệch giữa ngân sách được giao và chi phí thực tế.
Công ty chưa có ngân sách thì kỹ sư làm gì được?
Xin phép tự lập ngân sách cho hạng mục mình phụ trách rồi trình duyệt. Đây vừa là công cụ để mình theo dõi, vừa là bằng chứng năng lực khi được xét thưởng hay đề bạt.
Ngân sách có được điều chỉnh không?
Được, khi phạm vi công việc thay đổi. Nhưng phải có văn bản và lý do, và vẫn giữ bản gốc. Điều chỉnh chỉ để che vượt chi thì thước đo không còn ý nghĩa.
Vì sao báo cáo chênh lệch lại có sức nặng hơn báo cáo đã chi?
Vì con số đã chi không cho biết là nhiều hay ít. Con số chênh lệch so với ngân sách cho biết ngay mình đang tiết kiệm hay đang vượt, bao nhiêu, ở hạng mục nào.
Đọc trọn Sổ tay và học cùng tôi
Bài này là một chương trong Sổ tay Thực chiến Quản lý Hiệu quả Dự án của tôi. Nếu anh em muốn đi tiếp:
- Xem đầy đủ và đăng ký nhận Sổ tay tại: https://xaydung.ai/so-tay-thuc-chien-quan-ly-hieu-qua-du-an/
- Tham gia chương trình 2 ngày chia sẻ bí quyết Quản Lý Hiệu Quả Dự Án từ hơn 20 năm làm nghề Quản Lý Chi Phí của tôi hoàn toàn MIỄN PHÍ tại: https://huanluyenkysu.com/qlhqda/
