Quản lý dòng tiền dự án nghe như việc của phòng tài chính. Nhưng tiền kẹt lại phần lớn bắt đầu từ công trường. Hồi làm công trường, tôi hay ngồi ở lán, lật mặt sau tờ giấy nào đó ra viết năm dòng. Bây giờ đi tư vấn tôi vẫn làm y vậy, chỉ khác là viết lên bảng trắng phòng họp. Năm dòng này viết xong là biết tiền của dự án đang kẹt ở đâu.
Trả lời nhanh: Năm con số để quản lý dòng tiền dự án là: giá trị hợp đồng, giá trị đã làm, giá trị đã ký nghiệm thu, giá trị đã được duyệt trả, và tiền thật đã vào tài khoản. Lấy “đã làm” trừ “tiền về” là ra phần vốn của mình đang nằm ngoài.
Năm con số của một dự án
Đây là mẹo nghề. Năm con số, viết được lên mặt sau tờ giấy, mà nhìn ra được cả dự án. Bảng dưới là số minh họa.
| # | Con số | Nghĩa là gì | Tỷ đồng |
|---|---|---|---|
| 1 | Hợp đồng | Chủ đầu tư hứa trả mình bao nhiêu | 82,19 |
| 2 | Đã làm | Ngoài kia đã dựng lên bao nhiêu tiền | 53,12 |
| 3 | Đã ký nghiệm thu | Bên kia đã ký nhận là mình làm rồi | 47,75 |
| 4 | Đã được duyệt trả | Hồ sơ đã qua cửa, đã duyệt | 31,52 |
| 5 | Tiền thật vô tài khoản | Cái này mới là tiền | 33,12 |
Vốn nằm ngoài: lấy dòng 2 trừ dòng 5
53,12 − 33,12 = 20 tỷ.
Hai mươi tỷ đó là tiền công ty đã bỏ ra mua vật tư, trả lương, trả thầu phụ, mà chưa lấy về được. Chiếm 24% giá trị hợp đồng. Tôi gọi nó là vốn nằm ngoài.
Anh em biết 20 tỷ nằm ngoài trong sáu tháng tốn bao nhiêu không? Vay ngân hàng 10%/năm thì đó là 1 tỷ tiền lãi. Một tỷ đó ăn thẳng vào phần lời của dự án.
Mà chẳng ai thấy nó. Vì nó nằm ở báo cáo của phòng tài chính, không nằm ở công trường.
Bốn chỗ tiền hay kẹt trong quản lý dòng tiền dự án
Từ năm con số, anh em tách ra được bốn khúc. Mỗi khúc là một chỗ tiền có thể kẹt.
| Kẹt ở đâu | Bao nhiêu | Vì sao | Lỗi của ai |
|---|---|---|---|
| Làm rồi, chưa nghiệm thu | 5,37 tỷ | Thiếu hồ sơ chất lượng, chờ tư vấn | QA-QC |
| Nghiệm thu rồi, chưa làm hồ sơ thanh toán | 16,24 tỷ | Ký rồi mà chưa ai làm hồ sơ | Chính mình |
| Duyệt rồi, chưa tới hạn trả | 5,52 tỷ | Theo điều khoản hợp đồng | Không ai |
| Nộp rồi, chưa được duyệt | 5,27 tỷ | Hồ sơ bị trả, phát sinh chưa chấp thuận | Mình và chủ đầu tư |
Cái dòng làm tôi tiếc nhất
16,24 tỷ kẹt lại. Không phải chủ đầu tư làm khó. Không phải thi công chưa xong. Bên kia đã ký nhận rồi.
Kẹt vì chưa ai ngồi xuống làm bộ hồ sơ thanh toán.
Nghĩa là không cần xin ai, không cần đàm phán với ai, không cần thêm tiền, thêm người. Chỉ cần một quy định nội bộ: ký nghiệm thu ngày nào thì trong 7 ngày phải vào hồ sơ thanh toán. Vậy thôi.
Trên công trường thực tế: vì sao không ai thấy tiền kẹt?
Tôi thấy ba lý do lặp lại ở nhiều dự án.
- Công trường nhìn khối lượng, phòng tài chính nhìn tiền. Không ai đặt hai thứ cạnh nhau.
- Nghiệm thu xong là anh em thở phào, coi như việc đã xong. Trong khi tiền mới đi được nửa đường.
- Không ai được giao trách nhiệm theo dõi khoảng cách giữa “đã làm” và “tiền về”.
Năm con số giải quyết được cả ba. Nó buộc khối lượng và tiền nằm chung một tờ giấy.
Làm ngay hôm nay: 20 phút với năm con số
Viết năm con số của dự án anh em ra giấy. Lấy dòng 2 trừ dòng 5.
Nếu ra con số lớn hơn 20% giá trị hợp đồng thì mang tờ giấy đó vào gặp sếp. Không cần nói gì nhiều, đưa tờ giấy là sếp hiểu.
Tuần sau viết lại. Mỗi tuần một lần. Sau một tháng, anh em sẽ nhìn ra cái đà: nó đang tốt lên hay xấu đi.
Mỗi khúc tiền kẹt, ai xử lý và xử lý thế nào?
Bảng bốn chỗ tiền kẹt có ích nhất khi mỗi dòng có tên một người phụ trách. Đây là cách tôi thường phân công.
Làm rồi nhưng chưa nghiệm thu
Phần này thuộc QA-QC. Tiền kẹt vì thiếu hồ sơ chất lượng hoặc chờ tư vấn. Cách gỡ là làm hồ sơ chất lượng song song với thi công. Đừng đợi xong hạng mục mới gom giấy tờ.
Nghiệm thu rồi nhưng chưa làm hồ sơ thanh toán
Phần này thuộc QS, và là chỗ mình toàn quyền sửa. Quy định 7 ngày ở trên là cách gỡ đơn giản nhất. Ký nghiệm thu ngày nào, trong 7 ngày phải vào hồ sơ thanh toán.
Duyệt rồi nhưng chưa tới hạn trả
Phần này theo điều khoản hợp đồng, không phải lỗi của ai. Việc của mình là biết trước để lập kế hoạch tiền. Đừng hứa trả thầu phụ bằng tiền chưa tới hạn về.
Nộp rồi nhưng chưa được duyệt
Phần này có lỗi của cả mình và chủ đầu tư. Hồ sơ bị trả, phát sinh chưa được chấp thuận. Cách gỡ là chốt mẫu biểu từ đầu và cử người bám hồ sơ sau khi nộp.
Khi mỗi khúc có tên người, bảng năm con số không còn là bảng để xem. Nó thành danh sách việc của cả ban chỉ huy.
Câu hỏi thường gặp
Vốn nằm ngoài bao nhiêu thì đáng lo?
Tôi lấy mốc 20% giá trị hợp đồng làm điểm phải báo cáo lên trên. Quan trọng hơn con số tuyệt đối là xu hướng. Nếu tuần nào cũng tăng thì dù chưa tới 20% vẫn phải xử lý.
Tại sao “tiền về” có thể lớn hơn “đã được duyệt”?
Vì có các khoản như tạm ứng hợp đồng. Tiền đã vào tài khoản nhưng chưa gắn với một đợt thanh toán đã duyệt. Khi đọc bảng, anh em cần biết rõ trong “tiền về” có những khoản nào.
Ai nên giữ bảng năm con số?
QS phụ trách thanh toán là người hợp lý nhất. Nhưng chỉ huy trưởng cũng nên tự viết ra ít nhất mỗi tháng một lần. Người chạy dự án mà không biết tiền đang kẹt ở đâu thì khó ra quyết định đúng.
Quy định 7 ngày có khó áp dụng không?
Không khó, nếu hồ sơ được làm dần trong lúc thi công. Cái khó là thói quen chờ nghiệm thu xong mới bắt đầu làm hồ sơ. Đổi thói quen đó thì 7 ngày là đủ.
Đọc trọn Sổ tay và học cùng tôi
Bài này là một chương trong Sổ tay Thực chiến Quản lý Hiệu quả Dự án của tôi. Nếu anh em muốn đi tiếp:
- Xem đầy đủ và đăng ký nhận Sổ tay tại: https://xaydung.ai/so-tay-thuc-chien-quan-ly-hieu-qua-du-an/
- Tham gia chương trình 2 ngày chia sẻ bí quyết Quản Lý Hiệu Quả Dự Án từ hơn 20 năm làm nghề Quản Lý Chi Phí của tôi hoàn toàn MIỄN PHÍ tại: https://huanluyenkysu.com/qlhqda/
